การปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูลผสมผสานระหว่างการเก็บรักษาบันทึกและการทำลายข้อมูล

การสร้างและการรักษานโยบายการเก็บรักษาบันทึกของคุณเป็นหนึ่งในงานที่ใช้เวลาเพียงเล็กน้อย แต่สามารถประหยัดเวลาและความสับสนได้ในภายหลัง เป็นวิธีหลักที่จะทำให้ทุกคนในองค์กรเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับวิธีจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมด รวมถึงเอกสารกระดาษและบันทึกดิจิทัล การมีนโยบายการเก็บรักษาบันทึกช่วยให้ทุกคนเห็นภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนที่พวกเขาควรทำเพื่อปกป้องข้อมูลขององค์กร ตั้งแต่การสร้างบันทึกใหม่จนกระทั่งถูกทำลายหรือถูกทำลายโดยบริการทำลายข้อมูล

ผู้ที่พยายามค้นหาไฟล์จำนวนมากมีคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูล ในบางสถานที่และในบางอุตสาหกรรม กฎหมายการปฏิบัติตามข้อมูลกำหนดให้องค์กรต้องเก็บรักษาไฟล์ไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง แต่แม้แต่ธุรกิจที่ไม่เกี่ยวข้องกับสุขภาพหรือบันทึกทางการเงินก็ควรมีนโยบายการเก็บรักษาบันทึกขั้นพื้นฐาน ตราบใดที่พนักงานไม่ต้องเสียเวลาค้นหาคำตอบทุกครั้งที่สงสัยว่าควรเก็บหรือลบไฟล์ที่ละเอียดอ่อนบางไฟล์หรือไม่ การมีแนวทางที่ชัดเจนและสอดคล้องกันในการเก็บรักษาบันทึกและการจัดการยังมีประโยชน์หากคุณเคยเกี่ยวข้องกับการดำเนินการทางกฎหมายหรือการตรวจสอบใด ๆ ที่กำหนดให้คุณต้องส่งคืนบันทึกเฉพาะ

นโยบายการเก็บรักษาบันทึกของคุณคืออะไร?

นโยบายการเก็บรักษาบันทึกไม่จำเป็นต้องเป็นเอกสารที่ยาวหรือซับซ้อน เพียงแค่ต้องมีองค์ประกอบหลักบางอย่าง องค์ประกอบสำคัญประการแรกของนโยบายการเก็บรักษาคือรายการประเภทเรคคอร์ดและเวลาขั้นต่ำที่ควรเก็บรักษาแต่ละประเภท

บางอย่าง เช่น งบการเงินและเอกสารภาษีควรเก็บไว้ตลอดไป แต่เอกสารทางธุรกิจจำนวนมาก เช่น บันทึกเงินเดือนและใบแจ้งหนี้สามารถทิ้งไปหลังจากสามถึงเจ็ดปี ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการจัดการบันทึกดิจิทัลด้วยการชี้แจงว่าเนื้อหา เช่น อีเมลและ PDF มีกำหนดการเก็บรักษาเช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ (ปรึกษาผู้ที่จัดการไอทีของคุณเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายของคุณสะท้อนถึงวิธีการที่ธุรกิจของคุณจัดการและเก็บรักษาข้อมูลดิจิทัลอย่างถูกต้อง)

หากคุณไม่อยู่ภายใต้กฎหมายการปฏิบัติตามข้อมูลเฉพาะอุตสาหกรรมที่อาจส่งผลต่อไทม์ไลน์เฉพาะในนโยบายของคุณ คุณสามารถค้นหาตัวอย่างนโยบายการเก็บรักษาบันทึกทางออนไลน์เพื่อขอคำแนะนำ เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะตรวจสอบกับที่ปรึกษากฎหมายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าไม่เพียงแต่คุณทราบกฎการปฏิบัติตามข้อมูลที่บังคับใช้กับคุณเท่านั้น แต่คุณไม่ได้เพิกเฉยต่อสิ่งใดที่อาจทำให้คุณต้องรับผิด

บริการทำลายข้อมูลเหมาะสมอย่างไร

"นโยบายการเก็บรักษาและการทำลายบันทึก" อาจเป็นชื่อที่ถูกต้องกว่าสำหรับเอกสารนี้ เมื่อธุรกิจของคุณไม่จำเป็นต้องเก็บบันทึกอีกต่อไป นโยบายของคุณต้องระบุขั้นตอนที่เหมาะสมสำหรับการลบบันทึก

การถือกระดาษเก่าและบันทึกดิจิทัลนานเกินไปจะทำให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บ และสร้างความสับสนซึ่งทำให้ยากต่อการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการจริงๆ เมื่อบันทึกไม่มีประโยชน์อีกต่อไป (ตามกำหนดเวลาในนโยบายของคุณ) ควรทำลายทิ้งอย่างปลอดภัย ระบุแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการทำลายข้อมูลในนโยบายของคุณ เพื่อไม่ให้เกิดการรั่วไหลของข้อมูลและความปลอดภัยของข้อมูลเมื่อพนักงานประมวลผลข้อมูล

ในทำนองเดียวกัน การทำลายข้อมูลไม่จำเป็นต้องเป็นส่วนที่ยาวหรือซับซ้อนของนโยบายการเก็บรักษาบันทึก องค์ประกอบสำคัญที่คุณอาจต้องการกล่าวถึงในส่วนนี้ของนโยบายประกอบด้วย:

หน่วยงานหรือตำแหน่งหน้าที่ดูแลปัญหาการทำลายข้อมูลในองค์กร

ข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาที่ควรเก็บรักษาไฟล์ประเภทต่างๆ

ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำลายเอกสารที่เป็นกระดาษล้าสมัย (ทำลายโดยบริการทำลายข้อมูล)

ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำลายอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่ล้าสมัย เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ (อีกครั้ง ตามหลักการแล้ว อุปกรณ์เหล่านี้ควรถูกทำลายโดยบริการทำลายข้อมูล)

ข้อมูลเกี่ยวกับความถี่ที่อีเมลและบันทึกดิจิทัลอื่นๆ ถูกลบออกจากระบบของคุณ (ตามคำแนะนำของเจ้าหน้าที่ไอทีที่ดูแลคุณ)

ยืนยันว่าบันทึกที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางกฎหมายหรือการตรวจสอบที่กำลังดำเนินอยู่จะไม่ถูกทำลาย (ตามคำแนะนำของที่ปรึกษากฎหมายของคุณ)

หลังจากปฏิบัติตามนโยบายการเก็บรักษาบันทึกของคุณ รวมถึงหัวข้อการทำลายข้อมูลแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนในองค์กรของคุณได้รับสำเนา แม้แต่ผู้ปฏิบัติงานทางไกลก็ควรได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับนโยบายการเก็บรักษาของคุณ เพื่อให้ทุกคนที่สามารถเข้าถึงบันทึกทางธุรกิจของคุณได้ทราบถึงแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณ